Appearance
Câu hỏi xác nhận yêu cầu chấm công — Phương Nam
Gửi: Chị Hồ Thị Xuân Hương — CV TCHC, Công ty Cổ phần Dịch vụ Y tế Phương Nam
Từ: Diva Group — PO/BA Team
Ngày: 06/04/2026
Mục đích: Xác nhận một số chi tiết mà phiếu khảo sát ngày 31/03/2026 chưa ghi rõ, để chúng tôi hoàn thiện thiết kế hệ thống chấm công cho Phương Nam.
Những gì chúng tôi đã nắm rõ từ khảo sát
Dưới đây là tóm tắt thông tin chúng tôi đã tiếp nhận. Chị không cần trả lời phần này — chỉ để đối chiếu.
| # | Nội dung | Nguồn |
|---|---|---|
| 1 | 247 nhân viên, dự kiến thêm 50–100 cuối năm 2026 | Câu 1 |
| 2 | 3 phòng khám (Đà Lạt, Đức Trọng, Bảo Lộc) + 1 VP | Câu 2 |
| 3 | Khối VP: Marketing-IT, TCHC, Kế toán, Pháp lý | Câu 3 |
| 4 | Khối DV: Bác sĩ, Điều dưỡng–KTV, Thu ngân–Lễ tân–Tiếp đón, Dược sĩ, Bảo vệ–Tạp vụ | Câu 3 |
| 5 | CTV 3 người (1.3%) | Câu 4 |
| 6 | Hiện tại: Khối VP chấm app DVA, Khối DV máy vân tay | Câu 5 |
| 7 | 16 ca làm việc (gồm Ca HC, Ca 1–8, Ca tối, 6 ca gãy) | Câu 6 |
| 8 | Không ca xoay, không ca đêm, lịch thay đổi hàng tuần | Câu 7, 8, 9 |
| 9 | 3–4 NV chấm công remote (1.5–1.7%) | Câu 12 |
| 10 | GPS bắt buộc | Câu 13 |
| 11 | Đi trễ/sớm: 3 lần/tháng xin phép, từ lần 4: 10.000đ/phút | Câu 14 |
| 12 | OT: BS 150.000đ/giờ, còn lại 50.000đ/giờ, tính từ 30 phút trở lên | Câu 15 |
| 13 | Quên chấm vào ca/ra ca: 30.000đ/lỗi (mọi lần). Quên giữa trưa: 3 lần miễn, từ lần 4: 30.000đ/lỗi | Câu 16 |
| 14 | Duyệt đơn 2 cấp: Trưởng phòng/QLBP → Trưởng TCHC | Câu 18 |
| 15 | Công chuẩn Khối DV = tổng ngày − CN; Khối VP = tổng ngày − CN − 0.5×T7 | Câu 22 |
| 16 | Phân quyền: HR toàn bộ, QL phòng mình, NV xem app cá nhân | Câu 24 |
Câu hỏi cần chị xác nhận (4 câu)
Câu 1: Ca gãy (nghỉ trưa 2–3 tiếng) — chấm mấy mốc?
Phương Nam có 6 ca gãy, ví dụ:
| Ca | Giờ làm | Nghỉ trưa | Thời gian break |
|---|---|---|---|
| Ca gãy 7:00 14:00 | 07:00 – 18:00 | 11:00 – 14:00 | 3 tiếng |
| Ca gãy 7:30 13:30 | 07:30 – 17:30 | 11:30 – 13:30 | 2 tiếng |
| Ca gãy 7:30 14:00 | 07:30 – 18:00 | 11:30 – 14:00 | 2.5 tiếng |
| Ca gãy 7:30 13:00 | 07:30 – 17:00 | 11:30 – 13:00 | 1.5 tiếng |
| Ca gãy 7:30 17:00 | 07:30 – 17:00 | 11:30 – 13:30 | 2 tiếng |
| Ca gãy 8:00 | 08:00 – 18:00 | 11:30 – 13:30 | 2 tiếng |
Câu 10 trong khảo sát chị trả lời NV không làm nhiều ca trong 1 ngày. Chúng tôi hiểu ca gãy là 1 ca duy nhất có break dài giữa trưa.
Hệ thống dự kiến: NV ca gãy chỉ cần chấm 2 mốc (vào ca đầu ngày + ra về cuối ngày). Giờ nghỉ trưa là thông tin cấu hình sẵn, NV không cần chấm ra/vào buổi trưa.
Xin chị xác nhận:
☐ Đúng — NV ca gãy chỉ cần chấm 2 mốc (vào ca + ra về). Giờ nghỉ trưa hệ thống tự biết.
☐ Không — NV ca gãy cần chấm 4 mốc (vào ca, ra nghỉ trưa, vào lại chiều, ra về). Lý do: _______________
Lưu ý: Nếu cần 4 mốc, hệ thống vẫn hỗ trợ được. Tuy nhiên thời gian triển khai sẽ lâu hơn (đi cùng đợt Daisy thay vì đi trước).
Câu 2: Tính công theo giờ (4 giờ = 0.5 công) — áp dụng cho ai?
Câu 21 trong khảo sát chị ghi: "Cả ngày = 1 công, nửa ngày = 0.5 công. Có thể tính theo giờ: cứ 4 giờ = 0.5 công."
Xin chị làm rõ:
☐ "Tính theo giờ" áp dụng cho tất cả NV — NV full-time làm 6h thì tính 0.75 công (6/8)?
☐ "Tính theo giờ" chỉ áp dụng cho NV bán thời gian / CTV (3 người) — NV full-time vẫn tính 1.0/0.5 theo ca?
☐ Ý khác: _______________________________________________
Ví dụ cụ thể để chị dễ trả lời:
- NV full-time ca 08:00–17:00, về sớm lúc 15:00 (làm 7h) → tính bao nhiêu công? ______
- NV part-time ca 08:00–12:00 (làm 4h) → tính bao nhiêu công? ______
Câu 3: Báo cáo phép năm — cần ngay khi go-live không?
Câu 23 chị yêu cầu "báo cáo phép năm". Giai đoạn đầu chúng tôi ưu tiên các báo cáo chấm công vận hành:
Có ngay khi go-live:
- ✅ Bảng công chi tiết + tổng công tháng
- ✅ Báo cáo trễ/sớm/quên chấm công
- ✅ Báo cáo OT
Cần thêm thời gian (1–2 tháng sau):
- ⏳ Báo cáo phép năm — cần kết nối thêm module quản lý phép
Chị xác nhận:
☐ Báo cáo phép năm bắt buộc có ngay khi go-live → chúng tôi sẽ ưu tiên
☐ Chấp nhận bổ sung 1–2 tháng sau go-live
Câu 4: Giai đoạn đầu — tính phạt + công chuẩn + lương trên Excel
Chị cung cấp công thức rất rõ ràng:
- Khối DV: Công chuẩn = tổng ngày trong tháng − tổng ngày chủ nhật
- Khối VP: Công chuẩn = tổng ngày trong tháng − tổng ngày chủ nhật − nửa ngày công chiều thứ bảy
- Lương = Ngày công × (Lương cơ bản / Công chuẩn) − Phạt trễ/sớm/quên chấm
Giai đoạn đầu (2–3 tháng), hệ thống sẽ cung cấp:
Có sẵn:
- ✅ Bảng công tháng tổng hợp (tổng ngày công thực tế, tổng lần trễ, tổng phút trễ, tổng OT giờ, tổng lần quên chấm)
- ✅ Báo cáo trễ/sớm chi tiết (ngày, phút, có đơn xin phép hay không, lần thứ mấy trong tháng)
- ✅ Nhân viên tự xem lịch sử chấm công cá nhân trên app
Chưa có (cần HR tính trên Excel):
- ❌ Công chuẩn tự động (Khối DV ≠ Khối VP)
- ❌ Tiền phạt (30.000đ/lỗi quên chấm, 10.000đ/phút trễ)
- ❌ Tiền OT (150.000đ hoặc 50.000đ/giờ)
- ❌ Tính lương tự động
HR sẽ dùng file export từ hệ thống → tính công chuẩn + phạt + OT + lương trên Excel.
Chị xác nhận phương án này chấp nhận được không?
☐ Được, HR có thể tính trên Excel trong 2–3 tháng đầu
☐ Không được, cần bàn thêm: _______________________________________________
Xin chị phản hồi trong vòng 7 ngày làm việc. Nếu cần trao đổi thêm, vui lòng liên hệ PO team.
Trân trọng cảm ơn.