Hướng dẫn người dùng (User Guide) — Hồ sơ bệnh án v1.0.0

Phiên bản: 1.0.0 Ngày: 30/04/2026 Áp dụng: Pilot 2 CN (Cao Lãnh DL + Tân Bình II TM) Tác giả: PO/BA + Ops Lead + 2 BS champion + 1 QL CN champion

File này dùng để làm gì: hướng dẫn vận hành thực tế cho người dùng cuối ở 2 CN pilot. Khác với ui-spec.md (cho Dev/Designer), file này nói NGÔN NGỮ NGƯỜI DÙNG: từng bước trong ngày làm việc, lỗi thường gặp + cách xử lý, sơ đồ luồng đơn giản.
Đọc cách nào:
Đọc đúng vai trò mình trong mục 2-8 (5-15 phút/role)
Đọc mục 9 (FAQ) khi gặp vướng
Đọc mục 10 (số hotline + Slack) khi cần hỗ trợ ngay

Lịch sử thay đổi

Phiên bản	Ngày	Tác giả	Thay đổi
1.0.0	30/04/2026	PO/BA + Ops + champion users	Bản đầu tiên cho pilot 2 CN; cover 7 vai trò + KH; có sơ đồ luồng + screenshot mockup + FAQ + hotline

1) Đọc trước khi bắt đầu

1.1) Module Phòng khám là gì?

Diva ra mắt module Phòng khám trong phần mềm để số hoá bệnh án ngoại trú thay cho viết tay. Bạn vẫn in giấy ra cho khách ký sau đó tải bản scan ngược lên hệ thống — bản giấy ký tay vẫn là gốc pháp lý theo quy định Bộ Y tế.

Module áp dụng cho 2 CN pilot:

CN Cao Lãnh — Phòng khám Da liễu
CN Tân Bình II — Phẫu thuật Thẩm mỹ

CN spa thuần (không có giấy phép phòng khám) không thấy module này — không ảnh hưởng công việc hiện tại.

1.2) 7 vai trò sử dụng module

Vai trò	Đọc mục nào?	Thời gian học
Bác sĩ Da liễu / Thẩm mỹ (BS)	Mục 2	~15 phút
Y tá hỗ trợ	Mục 3	~10 phút
Lễ tân (POS / quầy)	Mục 4	~10 phút
Tư vấn viên (Sale CRM)	Mục 5	~10 phút
Quản lý chi nhánh (QL CN)	Mục 6	~15 phút
Compliance officer	Mục 7	~10 phút
Admin / Ops (cấu hình ban đầu)	Mục 8	~30 phút
Khách hàng (KH)	Mục 9	(gián tiếp — lễ tân hướng dẫn)

1.3) Quy ước đọc

🟢 Bước hằng ngày: thường xuyên làm
🟡 Bước thỉnh thoảng: khi gặp tình huống đặc biệt
🔴 Bước cấp cứu / lỗi: khi có vấn đề
💡 Mẹo: gợi ý làm nhanh
⚠️ Cẩn thận: dễ sai

2) Hướng dẫn cho Bác sĩ (BS Da liễu / Thẩm mỹ)

2.1) Một ngày làm việc của bác sĩ

Sáng vào ca:
  📍 Mở "Bàn việc bác sĩ" → xem 6 nhóm việc trong ngày
                              ↓
   ┌────────────┬───────────┬──────────┬──────────┬───────────┬───────────┐
   │ Cần tạo BA │ BA nháp   │ Cần in   │ Cần scan │ Sale chuyển│ Tự khai  │
   │ (3 việc)   │ (2 việc)  │ (1 việc) │ (4 việc) │ (1 việc)  │ chờ (2)  │
   └────────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────────┴───────────┘
                              ↓
  Khám KH → điền BA → in cho KH ký → y tá scan ngược lên

2.2) Tạo bệnh án mới (luồng chuẩn)

🟢 Bước 1 — KH check-in xong, bạn vào Bàn việc bác sĩ

Vào menu "Bàn việc bác sĩ" (góc trái)
Thấy nhóm "🆕 Cần tạo BA" có tên KH bạn cần khám
Bấm [Tạo BA →]

🟢 Bước 2 — Hệ thống mở form BA

Form có 6 phần (Da liễu) hoặc 6 phần kèm phân hệ (Thẩm mỹ):

┌─ 1. Hành chính ──── (đã tự điền từ hồ sơ KH) ─────┐
│ Tuổi · Giới · Nghề · Địa chỉ                       │
└────────────────────────────────────────────────────┘

┌─ 2. Tiền sử ──────────────────────────────────────┐
│ ☑ Không đổi (nếu KH đã có phiếu dị ứng < 12 tháng)│
│ HOẶC điền mới: bệnh nội khoa / dị ứng / thuốc     │
└────────────────────────────────────────────────────┘

┌─ 3. Khám hiện tại ────────────────────────────────┐
│ Lý do · Tổn thương · Khám da · Khám toàn thân     │
└────────────────────────────────────────────────────┘

┌─ 4. Chẩn đoán ★ Bắt buộc ─────────────────────────┐
│ ICD-10 chính (bắt buộc 1 mã): [Tìm L70.0...]      │
│ ICD-10 phụ (0-5 mã): [+ Thêm]                     │
│ Mô tả chi tiết: [text tự do]                       │
└────────────────────────────────────────────────────┘

┌─ 5. Y lệnh ───────────────────────────────────────┐
│ Liệu trình · Lời dặn                               │
│ [+ Tạo đơn thuốc] [+ Phiếu cam đoan]              │
└────────────────────────────────────────────────────┘

┌─ 6. Theo dõi ─────────────────────────────────────┐
│ Lịch tái khám · Ghi chú                            │
└────────────────────────────────────────────────────┘

💡 Mẹo: Hệ thống tự lưu nháp mỗi 30 giây. Bạn có thể nhắm mắt gõ — không lo mất.

🟢 Bước 3 — Khi điền xong, bấm "Hoàn thành"

Hệ thống kiểm tra: đã chọn ICD-10 chính chưa? → nếu chưa → focus về ô đó
An toàn dị ứng: kỹ thuật rủi ro cao → bắt buộc có Phiếu tiền sử dị ứng đã hoàn thành
Khi đạt → BA chuyển sang trạng thái "Đã hoàn thành"

🟢 Bước 4 — In bộ hồ sơ

Bấm [In bộ hồ sơ] → màn xem trước PDF (8 trang)
Bấm [In] → máy in giấy ra cho KH + bạn ký tay
BA chuyển sang "Đã in"

🟢 Bước 5 — Y tá tải scan ngược lên

Y tá scan giấy ký xong → mục "Cần scan" trong Bàn việc bạn sẽ ↓ giảm
Khi đủ checklist → BA chuyển "Đã ký + scan đủ" ✅ — hoàn tất pháp lý

2.3) Tình huống đặc biệt

🟡 Khách hàng từ chối ký

Bấm tab "Biên bản từ chối" trong màn tải scan
Y tá làm chứng + chọn tên y tá
Hệ thống vẫn chuyển trạng thái "Đã ký + scan đủ" với cờ "khách từ chối ký"

🟡 Khách hàng từ chối thủ thuật (đã đặt nhưng đổi ý sau khi tư vấn)

Trong Phiếu cam đoan → bấm [Khách từ chối thủ thuật]
Hộp thoại hiện: nhập lý do (≥30 ký tự) + chọn y tá làm chứng
Bấm Xác nhận → hệ thống tự động:
- Huỷ dịch vụ thủ thuật trong đơn (kế toán không tính tiền)
- Ghi sổ khám "Kết quả: Khách từ chối thủ thuật"
- Gửi thông báo cho QL CN + Sale phụ trách KH
Nếu KH chỉ từ chối thủ thuật nhưng vẫn khám tư vấn → BA Da liễu (nếu có) vẫn giữ nguyên

🔴 KH ở CN khác đến cấp cứu, bạn cần xem BA cũ

Mở Customer Detail → tab "Hồ sơ bệnh án"
Bạn chỉ thấy tóm tắt (cảnh báo dị ứng, đếm số BA) — KHÔNG thấy chẩn đoán/đơn thuốc cũ
Nếu cấp cứu thật sự → bấm [Mở quyền khẩn cấp]
- Nhập lý do (≥30 ký tự) — ví dụ: "Khách cấp cứu chuyển từ Tân Bình II, cần xem chẩn đoán cũ để tránh tương tác thuốc"
- Hệ thống mở quyền trong 1 giờ + ghi audit + thông báo Medical Lead
⚠️ Cẩn thận: giới hạn ≤5 lần/ngày. Lạm dụng sẽ bị Compliance review.

🟡 Tái khám — KH đã có phiếu dị ứng < 12 tháng

Phần "Tiền sử dị ứng" có ô ☑ "Không đổi" → tick vào → hệ thống dùng lại phiếu cũ
Không phải điền lại, không in lại

2.4) Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Bấm "Hoàn thành" — banner đỏ "Bắt buộc điền Phiếu tiền sử dị ứng"	Bấm CTA → mở phiếu dị ứng → điền → quay lại bấm "Hoàn thành"
Thông báo "Kỹ thuật chưa được phân loại độ rủi ro dị ứng"	Liên hệ Medical Lead phân loại; tạm thời không hoàn thành được BA
Form không lưu nháp / mất kết nối	Xem góc dưới phải — có dòng "Mất kết nối. Đã lưu local. Đang thử lại..." → đợi mạng có lại sẽ tự đồng bộ
Bị 401 / "Quyền của bạn đã thay đổi"	Tải lại trang. Nếu vẫn lỗi — liên hệ QL CN

2.5) Onboarding tour lần đầu (5 step)

Khi bạn đăng nhập lần đầu sau khi pilot bật, hệ thống sẽ hướng dẫn:

"Đây là Bàn việc bác sĩ — màn chính của bạn trong ngày"
"Đây là 6 nhóm việc — bấm để mở chi tiết"
"Đây là CTA Tạo BA — bắt đầu từ đây"
"Tự lưu mỗi 30 giây — không cần lo mất nháp"
"Hỗ trợ: Slack #clinical-record-pilot hoặc hotline 0909-XXX-XXX"

[Bỏ qua] [Tiếp →]

3) Hướng dẫn cho Y tá

3.1) Một ngày của y tá

Vai trò chính:

Hỗ trợ phần hành chính trong BA (không sửa chẩn đoán/y lệnh)
Tải bản scan đã ký ngược lên hệ thống
Mở phiên Phiếu khách tự khai cho KH điền tablet
Làm chứng khi KH từ chối ký / từ chối thủ thuật

3.2) Tải bản scan đã ký

🟢 Bước 1 — Sau khi BS in + KH ký giấy

Vào Bàn việc bác sĩ → nhóm "📎 Cần scan"
Bấm [Tải bản scan đã ký →]

🟢 Bước 2 — Scan giấy thành PDF / JPG

Dùng máy scan của CN → xuất file PDF (1 file cả bộ) hoặc nhiều file riêng
Tối đa 20MB/file

🟢 Bước 3 — Tải lên + mapping

Kéo-thả file vào ô upload (hoặc bấm [Chọn file])
Mỗi file → chọn loại biểu mẫu tương ứng:
- BA chính
- Cam đoan
- Cam kết
- Đơn thuốc
- Phiếu dị ứng
- Phiếu theo dõi điều trị
Khi đủ checklist → trạng thái BA "Đã ký + scan đủ" ✅

⚠️ Cẩn thận:

Tải nhầm file của KH khác → bấm [Xoá] dòng đó (không đổi trạng thái BA)
Nếu scan mờ → scan lại, không submit ảnh không đọc được
1 file PDF gộp cả bộ cũng OK — chỉ cần map đầy đủ checklist

3.3) Mở Phiếu khách tự khai cho KH

🟢 Khi nào dùng: KH đến quầy 5-10 phút trước giờ hẹn → cho KH điền tablet thay vì nhờ BS hỏi từng câu.

🟢 Cách làm:

Vào appointment của KH → bấm [Mở phiên Phiếu khách tự khai]
Tablet quầy mở URL token tự động (hoặc bạn quét QR code)
KH điền 5 câu trên tablet (~3-5 phút) → bấm Gửi
BS sẽ thấy intake chờ trong Bàn việc — bấm "Rà soát" → "Nhận vào hồ sơ"

⚠️ Token chỉ có hiệu lực 15 phút. Nếu KH chậm → mở lại phiên mới.

3.4) Làm chứng

Khi KH từ chối ký bản giấy

Mở màn tải scan → tab "Biên bản từ chối"
Bạn chọn tên mình trong dropdown "Y tá làm chứng"
BS chuyển trạng thái BA

Khi KH từ chối thủ thuật (BS bắt đầu hộp thoại)

BS gọi bạn: "Em vào làm chứng giúp"
Trong hộp thoại "Khách từ chối thủ thuật" → BS chọn tên bạn
Hệ thống huỷ DV trong đơn + ghi sổ

3.5) Hỗ trợ hành chính trong BA

Bạn có quyền sửa các phần không phải y tế chuyên môn:

Phần Hành chính (tuổi, địa chỉ nếu sai)
Phiếu cam đoan (chi tiết hành chính, không sửa text cam đoan)
Đơn thuốc (chỉ format, không sửa thuốc)

Bạn KHÔNG sửa được chẩn đoán, ICD-10, y lệnh — đó là quyền BS.

3.6) Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Tải file >20MB → từ chối	Giảm độ phân giải scan; chia file
Thiếu checklist scan → BA vẫn "Đã in"	Xem banner "Còn thiếu: ..." → tải file đó
Token tự khai hết hạn	Mở phiên mới cho cùng appointment
KH gõ sai trên tablet	Cuối form có nút [Chỉnh sửa] trước khi gửi

4) Hướng dẫn cho Lễ tân (POS / quầy)

4.1) Một ngày của lễ tân

Vai trò:

Tạo lượt khám (cho khách có hẹn hoặc walk-in)
Tạo đơn POS với DV phòng khám → hệ thống cảnh báo "Cần BA"
Mở Phiếu khách tự khai cho KH chờ
Liên kết đơn muộn sau khi BS khám xong

4.2) Tạo lượt khám walk-in (KH đến trực tiếp không hẹn)

🟢 Bước 1 — Nhận KH

Vào menu "Lịch hẹn" → bấm [+ Tạo lịch hẹn / lượt khám]
Tick ☑ Khách walk-in

🟢 Bước 2 — Chọn / tạo khách

Hai trường hợp:

TH1: KH đã có hồ sơ trong hệ thống

Tìm SĐT hoặc tên → chọn → tự fill customer_id

TH2: KH chưa có hồ sơ (mới đến lần đầu)

Bấm [+ Tạo khách mới ngay] → popup tạo KH inline
Điền: tên, SĐT, ngày sinh (tối thiểu)
Lưu → quay về form lịch hẹn với KH mới

⚠️ Bắt buộc có khách hàng — không thể lưu lượt khám không có KH.

🟢 Bước 3 — Chọn dịch vụ + bác sĩ + thời gian

Dịch vụ dự kiến → hệ thống tự gắn badge "Cần BA" / "Không cần BA"
BS phụ trách (nếu biết)
Ngày giờ + ghi chú quầy

🟢 Bước 4 — Lưu

Hệ thống tạo appointment với customer_id đầy đủ
BS thấy việc trong Bàn việc bác sĩ
Chưa cần đơn — đơn tạo SAU khi BS khám xong

4.3) Tạo đơn POS với DV cần BA

Khi KH đặt liệu trình tại quầy:

Vào POS → bước "Chọn dịch vụ"
Nếu DV có badge "Cần BA" → banner cảnh báo: "Có {N} dịch vụ cần bệnh án trước khi thực hiện"
CTA [Tạo lượt khám] hoặc [Gắn lượt khám đã có]
Nếu DV "Chưa phân loại" → KHÔNG tiếp được → liên hệ QL CN phân loại trước

4.4) Liên kết đơn muộn (sau khi BS khám xong)

Walk-in flow:

Lễ tân tạo lượt khám walk-in → BS khám → BS xác định DV phù hợp
Trong list lịch hẹn → row đó có CTA [Tạo đơn]
Bấm → vào màn POS với KH + DV BS đề xuất → tạo đơn
Hệ thống tự gắn reference_appointment_id link vào lượt khám

4.5) Mở Phiếu khách tự khai

🟢 Cách dùng: tương tự Y tá (xem mục 3.3) — cả 2 vai trò đều có quyền.

4.6) Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Không thấy nút "Tạo đơn" cho lịch walk-in	Đợi BS hoàn thành BA hoặc xác nhận DV
KH muốn đổi tên / SĐT sau khi tạo	Vào CRM → chỉnh; lượt khám tự update
DV "Chưa phân loại" chặn tiếp	Báo QL CN: "DV này cần phân loại trong cấu hình Phòng khám"

5) Hướng dẫn cho Tư vấn viên (Sale CRM)

5.1) Vai trò Sale ở module phòng khám

Bạn là người đầu tiên tiếp xúc KH trong CRM. Bạn cần:

Tư vấn dịch vụ phù hợp tình trạng KH
KHÔNG xem chẩn đoán y khoa, ICD, đơn thuốc của KH (luật KCB)
Khi KH cần tư vấn chuyên môn → chuyển BS

5.2) Trang xem an toàn (Sale-Safe View)

🟢 Mở Customer Detail trong CRM → tab "Trang xem an toàn"

Bạn thấy:

⚠️ Cảnh báo an toàn dạng nhãn: "Có 1 cảnh báo dị ứng MỨC CAO" (KHÔNG có tên thuốc/dị nguyên)
📊 Lịch sử dịch vụ: ngày, dịch vụ, CN, số tiền
🔢 Số bệnh án + ngày BA gần nhất

Bạn KHÔNG thấy:

❌ Chẩn đoán / mã ICD-10
❌ Ghi chú bác sĩ
❌ Đơn thuốc
❌ Ảnh y tế
❌ Bản scan đã ký

5.3) Chuyển bác sĩ tư vấn (Handoff)

🟢 Khi nào dùng: KH hỏi về thủ thuật, dịch vụ y tế, hoặc bạn thấy cảnh báo dị ứng cần chuyên môn.

🟢 Cách làm:

Bấm [Chuyển bác sĩ tư vấn]
Form handoff:
- Chọn BS
- Ghi kỳ vọng KH (ví dụ: "Khách quan tâm liệu trình mụn 5 buổi, ngân sách 5tr")
- Ghi safe note (ví dụ: "Khách đến từ Sale Hồng giới thiệu, có voucher tháng 3")
Bấm Gửi → BS nhận thông báo

⚠️ KHÔNG ghi chẩn đoán / mã ICD vào safe note. Hệ thống tự kiểm tra → từ chối nếu chứa thuật ngữ y khoa. Nếu bạn nghĩ KH bị bệnh gì → để BS kết luận.

5.4) Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Form handoff bị từ chối "Ghi chú không được chứa thuật ngữ y khoa hoặc mã ICD-10"	Viết lại bằng lời KH tự kể (ví dụ: "Khách kể bị mụn 3 tháng" thay vì "L70.0")
Cố mở tab BA → hệ thống chặn "Bạn không có quyền xem nội dung này" (mã `403`)	Đúng quy định — bạn không có quyền. Liên hệ BS qua handoff.
Không thấy cảnh báo trên Trang xem an toàn	KH chưa có BA hoặc BS chưa điền dị ứng — hỏi quầy KH có đến CN bao giờ chưa

6) Hướng dẫn cho Quản lý chi nhánh (QL CN)

6.1) Vai trò QL CN

Bạn là người chủ trang Phòng khám tại CN mình. Trách nhiệm:

Giám sát BA hoàn thành đúng giờ
Chốt ngày phòng khám mỗi tối
Xử lý lệch cấu hình (DV chưa phân loại, KT chưa có rủi ro dị ứng)
KHÔNG xem chi tiết y tế (chẩn đoán/đơn thuốc) — đó là quyền BS

6.2) Trang điều phối CN mỗi sáng

🟢 Vào menu "Phòng khám" → "Trang điều phối"

Bạn thấy:

CN Cao Lãnh — Hôm nay
  • 15 lượt khám
  • 12 hoàn thành ✓
  • 2 nháp ⚠
  • 1 cần scan ⚠

Lệch cấu hình:
  ⚠ 3 DV chưa phân loại
  [Đến danh mục dịch vụ →]

Mở quyền khẩn cấp hôm nay: 0
Cutoff: 20:00 — Trạng thái: Chờ chốt

🟢 Hành động sáng:

Nếu có "Lệch cấu hình" → bấm CTA → phân loại DV mới
Đôn đốc BS hoàn thành BA nháp tồn từ hôm trước
Đôn đốc Y tá tải scan thiếu

6.3) Chốt ngày phòng khám (cuối ngày)

🟢 Đến giờ cutoff (mặc định 20:00, có thể đổi theo CN)

Hệ thống gửi reminder lúc 19:30: "Còn N BA chưa hoàn thành"
Bấm [Chốt ngày] trong Trang điều phối

🟢 Hộp thoại Chốt ngày:

⚠ Còn việc chưa hoàn tất:
   • 2 BA "Bản nháp" (BS Hương)
   • 1 BA "Đã in" chưa scan

Bấm "Chốt ngày" sẽ:
   ✓ Ghi nhận trạng thái lúc 20:00
   ✓ Gửi cảnh báo BA ưu tiên cao tới Ops + Medical Lead
   ✓ Khoá nhắc cho ngày này

Lý do (bắt buộc nếu còn ưu tiên cao):
[BS Hương sẽ hoàn thành sáng mai. Đã liên hệ KH...]

Nhập lý do nếu còn việc tồn → bấm [Chốt ngày]
Hôm sau hệ thống nhắc bạn xử lý các việc tồn

6.4) Sổ khám / Sổ thủ thuật (vận hành + thanh tra Sở YT)

Vào "Sổ khám bệnh" hoặc "Sổ thủ thuật"
Lọc theo ngày / BS / loại BA
[Xuất Excel] → file đầy đủ cột (chẩn đoán hiển thị "—" với bạn — bạn không có quyền tầng 3 mặc định)
Khi Sở YT thanh tra → chỉ Admin/Compliance officer xuất sổ với chẩn đoán đầy đủ

6.5) Phân loại dịch vụ — kỹ thuật (lệch cấu hình)

Khi DV mới được thêm vào hệ thống → mặc định "Chưa phân loại" → bạn phải phân loại:

Vào Branch Detail → tab Phòng khám → Bước 4
Bảng các DV đang bán → mỗi DV chọn: Cần BA / Không cần BA / Chưa phân loại
Cần BA → chọn kỹ thuật tương ứng

⚠️ DV "Chưa phân loại" chặn lễ tân hoàn tất đơn POS — phải xử lý nhanh.

6.6) Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Cuối ngày không bấm chốt được — "Còn BA P0 chưa scan"	Bắt buộc nhập lý do → vẫn chốt được; hôm sau xử lý
BS Hương báo "Quyền của tôi đã thay đổi"	Liên hệ Admin/Ops — có thể Permission UI đã đổi
Không xem được chẩn đoán	Đúng quy định — bạn không có quyền tầng 3. Hỏi BS trực tiếp nếu cần.

7) Hướng dẫn cho Compliance officer

7.1) Vai trò

Bạn giám sát:

Truy cập tầng 3 (chẩn đoán, đơn thuốc) — ai xem khi nào
Mở quyền khẩn cấp — có hợp lý không, có lạm dụng không
Anomaly — pattern bất thường (rate limit hit, hard-deny attempt)
Audit cho Sở YT — khi có thanh tra

7.2) Compliance Audit Viewer (SCR-18)

🟢 Vào menu Settings → "Compliance Audit"

Trang hiển thị log mọi truy cập tầng 3 + emergency override:

[Bộ lọc: 7 ngày gần | User: Tất cả | Action: high+critical | Anomaly: Có]

#1247  02/05 14:32  BS Hương     view_medical_detail   high     —
#1246  02/05 14:30  BS Long      emergency_override    CRITICAL ⚠ rate
#1245  02/05 14:25  Sale Hồng    view_medical_detail   high     ⛔ HARD DENY

7.3) Hành động hằng ngày

🟢 Sáng vào ca:

Mở Audit Viewer → filter "Anomaly: Có" → review từng case
Critical cases (emergency override) → đọc lý do, xác minh với Medical Lead nếu nghi ngờ
Hard deny attempts → liên hệ Admin/Ops xem có ai cố tình vi phạm

7.4) Xuất audit cho Sở YT thanh tra

Filter khoảng ngày + CN
Bấm [Xuất Excel] → file 4 sheet:
- Sheet 1: log entries
- Sheet 2: filter applied
- Sheet 3: README giải thích cột
- Sheet 4: Anomaly highlights
Watermark "Bản audit nội bộ — không phổ biến"
Mỗi lần xuất tự ghi audit_export_log (ai xuất, khi nào, cho mục đích gì)

7.5) Anomaly auto-alert

Hệ thống Slack alert ngay khi:

1 user ≥3 emergency override trong 1 giờ
1 user ≥5 wrong_portal deny trong 1 giờ
1 user ≥1 hard_deny attempt

→ Bạn nhận alert → review case → escalate Medical Lead / Admin nếu cần.

8) Hướng dẫn cho Admin / Ops (cấu hình ban đầu — chỉ làm 1 lần)

8.1) Quy trình bật module Phòng khám cho 1 CN

Vào Settings → Branch Detail CN Cao Lãnh → tab "Phòng khám"
  ↓
Bật toggle "Bật module Phòng khám" → trạng thái: Đang cấu hình
  ↓
Trợ lý 6 bước:
  Bước 1: Chọn loại PK (Da liễu / Thẩm mỹ / Cả hai)
  Bước 2: Tải giấy phép Sở YT (PDF + ngày hết hạn)
  Bước 3: Chọn Danh mục kỹ thuật (từ master + tự thêm)
  Bước 4: Phân loại Dịch vụ ↔ Kỹ thuật (Cần BA / Không cần / Chưa)
  Bước 5: Phân quyền nhân sự (BS / Y tá / QL CN / Lễ tân)
  Bước 6: Kiểm tra sẵn sàng (R-01..R-10)
  ↓
Khi 10/10 đạt → CTA "Phát hành" mở
  ↓
Phát hành ngay HOẶC lập lịch effective_at
  ↓
Module live → team CN dùng được

⚠️ Chi tiết kỹ thuật xem prd.md FR-001/002/015 + ui-spec.md SCR-04.

8.2) Phân quyền Day-1 — preset mặc định

Migration tự động seed 22 action × 10 role business theo bảng permission-spec.md P2.1. Bạn chỉ cần kiểm tra:

BS được seed quyền view_medical_detail / edit_medical_form cho CN của họ
Sale chỉ có view_safe_summary (KHÔNG có tầng 3)
QL CN có clinic_daily_close.close_branch_day cho CN mình
Compliance officer có quyền xem audit

Nếu user không khớp role business chuẩn → migration output report → bạn config thủ công qua Permission UI.

8.3) Tạm dừng / Phát hành lại module

Tạm dừng (vd: thay đổi giấy phép, ngừng PK 1 thời gian): bấm [Tạm dừng] → BA mới không tạo được; BA cũ vẫn xem
Phát hành lại: bấm [Tiếp tục] → trở lại live

8.4) Khi user báo lỗi quyền

Vào Dynamic Permission UI
Tìm user → kiểm role + action grant
Nếu cần thêm quyền → grant trong UI → user refresh page (TTL 60s) sẽ thấy

9) FAQ — Câu hỏi thường gặp

Q1: Tôi quên mật khẩu / không vào được hệ thống?

A: Liên hệ Admin/Ops (xem mục 10).

Q2: Tôi sửa BA sau khi đã in được không?

A: Được, nhưng hệ thống tạo bản v2 mới — bản v1 cũ chuyển "Bản thay thế" và lưu audit. Không xoá được BA đã in/ký (theo TT46/2018).

Q3: BA của tôi mất nháp khi mất mạng?

A: Không. Hệ thống tự lưu nháp local (IndexedDB). Khi có mạng lại sẽ tự đồng bộ lên server.

Q4: KH muốn lấy bản BA về nhà?

A: BS in bộ hồ sơ → KH ký xong, KH có thể giữ 1 bản photo. Bản gốc lưu tại CN theo quy định.

Q5: Tôi là BS khác CN, bạn cần xem BA cũ KH thì sao?

A: Xem mục 2.3 — dùng "Mở quyền khẩn cấp" (≤5 lần/ngày, có audit). Nếu không phải cấp cứu → liên hệ BS gốc qua Slack.

Q6: Sale tôi muốn biết KH bị bệnh gì để tư vấn dịch vụ phù hợp?

A: KHÔNG xem được chẩn đoán. Bạn dùng "Trang xem an toàn" (cảnh báo dạng nhãn) + chuyển BS qua handoff để BS đề xuất.

Q7: Đơn thuốc kê trên hệ thống khác giấy có hợp lệ không?

A: KHÔNG — Phase 1 vẫn in giấy + KH nhận bản giấy. Hệ thống lưu structured để dễ tìm, nhưng giấy ký tay là gốc.

Q8: Mỗi tháng bao nhiêu KH walk-in được hệ thống cho phép?

A: Không giới hạn. Walk-in là pattern hợp lệ.

Q9: Tôi là QL CN, có thể tự xem chẩn đoán BA của BS dưới quyền mình không?

A: KHÔNG mặc định. Nếu cần (ví dụ kiểm tra quality) → liên hệ Medical Lead xem cùng. Day-1 chưa có flow QL CN xem tầng 3.

Q10: KH muốn sửa thông tin dị ứng đã khai trên tablet?

A: KH bấm "Chỉnh sửa" trước khi gửi. Sau khi gửi → BS kiểm tra rà soát và có thể đổi.

Q11: Hệ thống xuống / lỗi nghiêm trọng — chúng tôi vẫn phải khám?

A: Quay về giấy fallback. Khám xong, khi hệ thống lên lại → nhập bù với cờ source_type='paper_fallback' + audit reason. Liên hệ Ops ngay khi gặp.

Q12: KH ngại điền tablet vì không quen công nghệ?

A: Lễ tân có thể giúp KH gõ trên tablet (KH đọc, lễ tân gõ). Nhưng câu xác nhận tự gõ trong Phiếu cam đoan bắt buộc KH tự gõ — không thay được.

Q13: Câu xác nhận tự gõ — KH gõ gì?

A: ≥20 ký tự, có từ "đồng ý" hoặc "thực hiện". Ví dụ:

"Tôi đồng ý thực hiện thủ thuật này theo tư vấn của bác sĩ"
"Tôi đã hiểu nội dung và đồng ý thực hiện dịch vụ"
"Tôi đồng ý làm liệu trình điều trị mụn 5 buổi"

Q14: Tablet KH dùng có khoá phiên 15 phút — nếu KH chưa xong sao?

A: Lễ tân mở phiên mới. Nội dung KH đã điền — chưa gửi nên mất; phiên mới phải điền lại.

Q15: Có thể export tất cả BA của 1 KH ra PDF gửi qua email không?

A: Day-1 KHÔNG có (vì lý do bảo mật + Nghị định 13). Phase 2 có thể mở. Nếu KH yêu cầu → in giấy giao tận tay.

10) Hỗ trợ + Hotline

10.1) Kênh hỗ trợ pilot

Vấn đề	Kênh	Phản hồi
Lỗi hệ thống / bug	Slack `#clinical-record-pilot`	Trong giờ HC < 30 phút
Lỗi nghiêm trọng (mất dữ liệu / 5xx)	Hotline Ops: 0909-XXX-XXX	24/7
Câu hỏi nghiệp vụ	Slack `#clinical-record-pilot` tag PO	< 4h working hours
Yêu cầu thay đổi quyền	Liên hệ QL CN → Admin/Ops	< 1 ngày
Câu hỏi pháp lý / Sở YT	Email `legal@diva.com` + tag Compliance officer	< 1 ngày
Đào tạo lại / refresh training	Liên hệ Ops Lead	< 1 tuần

10.2) Tài liệu tham khảo

Bản hướng dẫn này (user-guide.md) — bạn đang đọc
Sơ đồ quy trình A4 — Ops in dán góc bàn mỗi CN pilot
Video onboarding 5 phút — Slack pin trong #clinical-record-pilot (Ops tải lên T-3 ngày trước go-live)

10.3) Roster D0 (ngày go-live đầu)

Vai trò	Tên	SĐT	Slack
Ops Lead	(TBD)	(TBD)	@ops-lead
Tech support D0	(TBD)	(TBD)	@tech-support
BS champion CN Cao Lãnh	(TBD)	(TBD)	@bs-cao-lanh
BS champion CN Tân Bình II	(TBD)	(TBD)	@bs-tbii
Medical Lead	(TBD)	(TBD)	@medical-lead
Compliance officer	(TBD)	(TBD)	@compliance

Bảng này được Ops cập nhật TRƯỚC T-3 ngày go-live. Nếu vào D0 mà còn TBD → escalate PO.

End of User Guide v1.0.0. File này được Ops + champion users review hàng tuần trong pilot và update theo feedback thực tế. Phiên bản chính thức cho rollout toàn chuỗi sẽ làm sau pilot review (sau 30 ngày D0).

Hướng dẫn người dùng (User Guide) — Hồ sơ bệnh án v1.0.0 ​

Lịch sử thay đổi ​

1) Đọc trước khi bắt đầu ​

1.1) Module Phòng khám là gì? ​

1.2) 7 vai trò sử dụng module ​

1.3) Quy ước đọc ​

2) Hướng dẫn cho Bác sĩ (BS Da liễu / Thẩm mỹ) ​

2.1) Một ngày làm việc của bác sĩ ​

2.2) Tạo bệnh án mới (luồng chuẩn) ​

2.3) Tình huống đặc biệt ​

🟡 Khách hàng từ chối ký ​

🟡 Khách hàng từ chối thủ thuật (đã đặt nhưng đổi ý sau khi tư vấn) ​

🔴 KH ở CN khác đến cấp cứu, bạn cần xem BA cũ ​

🟡 Tái khám — KH đã có phiếu dị ứng < 12 tháng ​

2.4) Lỗi thường gặp ​

2.5) Onboarding tour lần đầu (5 step) ​

3) Hướng dẫn cho Y tá ​

3.1) Một ngày của y tá ​

3.2) Tải bản scan đã ký ​

3.3) Mở Phiếu khách tự khai cho KH ​

3.4) Làm chứng ​

Khi KH từ chối ký bản giấy ​

Khi KH từ chối thủ thuật (BS bắt đầu hộp thoại) ​

3.5) Hỗ trợ hành chính trong BA ​

3.6) Lỗi thường gặp ​

4) Hướng dẫn cho Lễ tân (POS / quầy) ​

4.1) Một ngày của lễ tân ​

4.2) Tạo lượt khám walk-in (KH đến trực tiếp không hẹn) ​

4.3) Tạo đơn POS với DV cần BA ​

4.4) Liên kết đơn muộn (sau khi BS khám xong) ​

4.5) Mở Phiếu khách tự khai ​

4.6) Lỗi thường gặp ​

5) Hướng dẫn cho Tư vấn viên (Sale CRM) ​

5.1) Vai trò Sale ở module phòng khám ​

5.2) Trang xem an toàn (Sale-Safe View) ​

5.3) Chuyển bác sĩ tư vấn (Handoff) ​

5.4) Lỗi thường gặp ​

6) Hướng dẫn cho Quản lý chi nhánh (QL CN) ​

6.1) Vai trò QL CN ​

6.2) Trang điều phối CN mỗi sáng ​

6.3) Chốt ngày phòng khám (cuối ngày) ​

6.4) Sổ khám / Sổ thủ thuật (vận hành + thanh tra Sở YT) ​

6.5) Phân loại dịch vụ — kỹ thuật (lệch cấu hình) ​

6.6) Lỗi thường gặp ​

7) Hướng dẫn cho Compliance officer ​

7.1) Vai trò ​

7.2) Compliance Audit Viewer (SCR-18) ​

7.3) Hành động hằng ngày ​

7.4) Xuất audit cho Sở YT thanh tra ​

7.5) Anomaly auto-alert ​

8) Hướng dẫn cho Admin / Ops (cấu hình ban đầu — chỉ làm 1 lần) ​

8.1) Quy trình bật module Phòng khám cho 1 CN ​

8.2) Phân quyền Day-1 — preset mặc định ​

8.3) Tạm dừng / Phát hành lại module ​

8.4) Khi user báo lỗi quyền ​

9) FAQ — Câu hỏi thường gặp ​

Q1: Tôi quên mật khẩu / không vào được hệ thống? ​

Q2: Tôi sửa BA sau khi đã in được không? ​

Q3: BA của tôi mất nháp khi mất mạng? ​

Q4: KH muốn lấy bản BA về nhà? ​

Q5: Tôi là BS khác CN, bạn cần xem BA cũ KH thì sao? ​

Q6: Sale tôi muốn biết KH bị bệnh gì để tư vấn dịch vụ phù hợp? ​

Q7: Đơn thuốc kê trên hệ thống khác giấy có hợp lệ không? ​

Q8: Mỗi tháng bao nhiêu KH walk-in được hệ thống cho phép? ​

Q9: Tôi là QL CN, có thể tự xem chẩn đoán BA của BS dưới quyền mình không? ​

Q10: KH muốn sửa thông tin dị ứng đã khai trên tablet? ​

Q11: Hệ thống xuống / lỗi nghiêm trọng — chúng tôi vẫn phải khám? ​

Q12: KH ngại điền tablet vì không quen công nghệ? ​

Q13: Câu xác nhận tự gõ — KH gõ gì? ​

Q14: Tablet KH dùng có khoá phiên 15 phút — nếu KH chưa xong sao? ​

Q15: Có thể export tất cả BA của 1 KH ra PDF gửi qua email không? ​

10) Hỗ trợ + Hotline ​

10.1) Kênh hỗ trợ pilot ​

10.2) Tài liệu tham khảo ​

10.3) Roster D0 (ngày go-live đầu) ​